Menig bedrijf loopt er al tegenaan of weet dat het op korte termijn gaat gebeuren. Medewerkers met veel kennis van de organisatie, producten of diensten verlaten de organisatie vanwege hun pensioen. Vertrekt met de pensioengerechtigde ook de voor de organisatie belangrijke kennis? Moeten we ons zorgen maken? En zo ja, wat kunnen we dan doen om de belangrijke kennis vast te houden?

Met deze blog schetsen we een beeld van de belangrijkste aandachtspunten: welke kennis moeten we borgen, hoe maak je deze expliciet, hoe delen we de kennis binnen de organisatie?

Is het gevaar echt zo groot dat de kennis wegloopt? Sommige studies veronderstellen dat de kennisbijdrage van de oudere medewerker sterk wordt overschat. Vaak heeft de oudere medewerker veel kennis van een relatief smal gebied. Met andere woorden: hij weet steeds meer van steeds minder. De interessante vraag is dan ook, welke kennis is van belang voor de continuïteit van de organisatie. Welke unieke vakkennis heeft de vertrekkende medewerker die in de toekomst nodig kan zijn? Naast vakkennis, vertrekt ook kennis van de organisatie en kennis van de organisatieomgeving (netwerken, opdrachtgevers, samenwerkingsrelaties, klanten). Vaak blijkt dat juist deze laatste twee soorten kennis nog belangrijker zijn dan de vakkennis.

“De expliciete kennis hebben we eerst geborgd in een profiel”

Welke kennis is essentieel?

Vóórdat we alle kennis van de vertrekkende medewerker diepgaand in beeld gaan brengen is het van belang vast te stellen welke kennis essentieel is voor de organisatie. Een organisatie heeft slechts belang bij het borgen van dié kennis, die noodzakelijk is voor het continueren, verbeteren en vernieuwen van haar producten of diensten. Er moet dus een goed beeld zijn van de doelstellingen van de afdeling/organisatie en haar processen om het belang van de kennis te kunnen wegen.

Hoe essentiële kennis expliciet maken?

Als duidelijk is welke kennis echt interessant is voor de organisatie om vast te houden, komt de vraag: hoe maak je die kennis van de vertrekkende medewerker overdraagbaar? Deze vraag is niet alleen interessant voor de oudere medewerker die met pensioen gaat, maar even goed voor jongere vertrekkende medewerkers met waardevolle kennis.

De vertrekkende medewerker heeft de kennis. Die kennis zit niet in zijn laptop, of in zijn archief. De kennis zit in de persoon, en het is dus zaak om deze impliciete kennis, expliciet en daarmee deelbaar te maken.

Alleen de vertrekkende medewerker interviewen is een mogelijkheid, maar dan loop je het risico dat de medewerker zijn kennis overschat. Om dit probleem van overschatting te tackelen, is het van belang om de toekomstige gebruikers van de kennis (of de leidinggevende) te betrekken in het proces. Aan welke kennis hebben zij behoefte en welke specifieke kennis zien zij niet graag vertrekken. Gewapend met deze informatie en organisatiedoelen en processen kan de juiste kennis aan de vertrekkende medewerker worden onttrokken. Hiervoor zijn interviews, documenteren, workshops of meester-gezel structuren bewezen werkwijzen.

Expliciete kennis delen in de organisatie

De expliciete kennis, is in dit stadium nog niet meer dan informatie die is vastgelegd. Informatie is echter nog geen kennis. Organisaties maken vaak de fout, kennis met informatie te verwarren en zo kennis in een database denken vast te leggen. Ze hebben het idee dat de kennis goed is geborgd. Helaas blijkt de informatie niet gebruikt te worden, omdat de achtergebleven medewerkers er geen weet van hebben en er dus niet naar op zoek gaan. Met andere woorden, er is niets georganiseerd om de opgeslagen informatie te activeren bij de toekomstige gebruikers.

De laatste stap is het bepalen hoe deze informatie het beste actief gemaakt kan worden. Bepaalde informatie kan in een document worden vastgelegd, mits helder is hoe het gebruikt gaat worden. Andere kennis moet actief worden overgedragen en is niet vast te leggen in ‘informatie’. Vooral bij dit laatste punt is het belangrijk vroegtijdig te starten. Hoe eerder je start, hoe meer tijd je hebt om

De cruciale kennis hebben we overdraagbaar gemaakt in kennisclips”

voor de organisatie essentiële kennis actief over te dragen. Meer tijd betekent ook meer overdachtsmogelijkheden.

Als u in uw organisatie ook te maken krijgt met wegstromende kennis en hierover van gedachten wil wisselen, neem dan contact op met:

Maarten de Groot, www.DeGroAct.nl, 06 320 585 77, info@degroact.nl of met

Els Vernooij, www.elsvernooij.nl, 06 223 154 13, els@elsvernooij.nl